Luận văn Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K

Nội dung tài liệu: Luận văn Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K

1. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Trần Thị Minh Huệ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI - 2019
2. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN Trần Thị Minh Huệ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Mã số: 60 34 04 06 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Đào Đức Thuận XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Chủ tịch hội đồng chấm luận văn Giáo viên hướng dẫn Thạc sĩ khoa học PGS.TS. Vũ Thị Phụng PGS.TS. Đào Đức Thuận HÀ NỘI - 2019
3. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn này do bản thân tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS. Đào Đức Thuận. Các kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác và thông tin trích dẫn trong luận văn đều đã được chỉ rõ nguồn gốc. Hà Nội, tháng.......năm 2019 Tác giả Trần Thị Minh Huệ
4. LỜI CẢM ƠN Với tình cảm và lòng biết ơn chân thành, em xin gửi lời cảm ơn tới các giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nói riêng và các giảng viên Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN) nói chung, đã truyền đạt cho em những kiến thức, kỹ năng cần thiết để em thực hiện hoạt động nghiên cứu và hoàn thành luận văn Thạc sỹ của mình. Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn tới PGS.TS. Đào Đức Thuận, Thầy đã hướng dẫn tận tình, chỉ bảo, định hướng và cho em những lời khuyên, những nhận định hữu ích. Tôi xin trân trọng cảm ơn tới lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, nhân viên trong Bệnh viện K cùng gia đình đã giúp đỡ, động viên và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình thu thập thông tin, tài liệu, thời gian phục vụ cho đề tài. Mặc dù tôi đã dành nhiều nỗ lực, cố gắng để thực hiện đề tài, song do thời gian có hạn, kinh nghiệm nghiên cứu chưa nhiều vì vậy không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Kính mong quý thầy, cô góp ý để Luận văn tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn! Tác giả Trần Thị Minh Huệ
5. MỤC LỤC MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 4 CHƢƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN K VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K ...... 8 1.1. Khái quát chung về Bệnh viện K ......................................................................... 8 1.1.1. Lịch sử hình thành của Bệnh viện K ............................................................. 8 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện K......................................................... 9 1.1.3. Cơ cấu tổ chức ............................................................................................ 13 1.2. Khái quát về tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K ................... 17 1.2.1. Số lượng tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K ................. 17 1.2.2. Nội dung và thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K ............................................................................................................... 18 1.2.3. Đặc điểm hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K ..... 22 1.2.4. Ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K ............ 24 1.3. Trách nhiệm, nguyên tắc, nội dung và sự cần thiết của việc Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K ..................................... 28 1.3.1. Trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K ........................................................................................................ 28 1.3.2. Nguyên tắc tổ chức, quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K ........................................................................................................ 31 1.3.3. Các nội dung tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K. ....................................................................................................... 32 1.3.4. Sự cần thiết của việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K ....................................................................................... 37 Tiểu kết chương 1 .................................................................................................... 39 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K ......................................................... 40 2.1. Tổ chức xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định về văn thư lưu trữ ....................................................................................... 40 2.2. Tuyển dụng, phân công, bố trí cán bộ ................................................................ 42 2.3. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ .................................................. 43 2.3.1. Thống nhất về phương pháp lập hồ sơ ....................................................... 43 2.3.2. Thu thập, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ........................................... 47 2.3.3. Tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ............................................................................................. 49 1
6. 2.4. Ứng dụng KHCN vào công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ .......................... 57 2.5. Tổ chức đào tạo cán bộ và công tác thi đua khen thưởng .................................. 59 2.6. Nhận xét, đánh giá ............................................................................................. 61 2.6.1. Ưu điểm ...................................................................................................... 61 2.6.2. Hạn chế ....................................................................................................... 62 2.6.3. Nguyên nhân ............................................................................................... 63 Tiểu kết chương 2 .................................................................................................... 65 CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HIỆU QUẢ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K ......................................................... 66 3.1. Nhóm giải pháp tham mưu để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành y tế ......................................................................... 66 3.1.1. Ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho các cơ sở khám chữa bệnh ..................................................................... 66 3.1.2. Lãnh đạo phòng Hành chính cần nghiên cứu để tham mưu xây dựng riêng một Trung tâm lưu trữ để lưu giữ, bảo quản lâu dài khối tài liệu đặc thù của bệnh viện ............................................................................................................ 68 3.1.3. Tăng cường sự hỗ trợ của Nhà nước trong việc đào tạo cán bộ chuyên môn, các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, chương trình tư vấn về tổ chức công tác lưu trữ ......................................................................................................... 72 3.2. Nhóm giải pháp về tổ chức để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K ....................................................................... 74 3.2.1. Đổi mới về nghiệp vụ liên quan đến công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu ....................................................................................................................... 74 3.2.2. Bệnh viện K cần nghiên cứu để hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và tổ chức thực hiện các quy định tại văn bản ........ 83 3.2.3. Kiện toàn tổ chức nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ ........................... 86 3.2.4. Chú trọng, tăng cường đầu tư hơn nữa về cơ sở vật chất và ứng dụng thành tựu của khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ ............................ 88 3.2.5. Lãnh đạo Bệnh viện K cần tăng cường chỉ đạo công tác thanh tra, kiểm tra về văn thư lưu trữ........................................................................................ 92 Tiểu kết chương 3 .................................................................................................... 95 KẾT LUẬN .............................................................................................................. 96 TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 98 2
7. BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT STT Cụm từ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ 1 CB Cán bộ 2 CBNV Cán bộ nhân viên 3 CNTT Công nghệ thông tin 4 HC Hành chính 5 HSTL Hồ sơ, tài liệu 6 KHCN Khoa học công nghệ 7 NXB Nhà xuất bản 8 VTLT Văn thư lưu trữ 9 TLLT Tài liệu lưu trữ 10 TW Trung ương 3
8. MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tài liệu lưu trữ là một sản phẩm của lịch sử, là nguồn tài nguyên thông tin quá khứ vô cùng quan trọng của mỗi quốc gia. Giá trị của tài liệu lưu trữ đã được công nhận trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục Trong mọi cơ quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành cũng như cung cấp thông tin có giá trị pháp lý cao và chính xác nhất. Bệnh viện K là Bệnh viện chuyên khoa ung bướu trực thuộc Bộ Y tế, có chức năng cấp cứu, khám chữa bệnh, đào tạo cán bộ y tế và nghiên cứu khoa học. Ngày 13/6/2017 thực hiện chỉ đạo của Bộ Y tế, Bệnh viện K thực hiện kế hoạch khảo sát, kiểm tra tình hình thực hiện 5 năm triển khai Luật Lưu trữ. Trong kết quả báo cáo, chúng tôi nhận thấy có rất nhiều những bất cập và hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ: hồ sơ công việc được lập nhưng không đầy đủ, bộ phận lưu trữ thuộc phòng Hành chính chưa tiến hành thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, chưa xây dựng được danh mục hồ sơ nộp lưu hàng năm, chưa có các văn bản quy định, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ, hệ thống kho tàng bảo quản tài liệu cũng hạn chế, chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng . Do đó, đặt ra yêu cầu đối với Bệnh viện K là phải có sự quan tâm, chỉ đạo, đầu tư hơn nữa của lãnh đạo Bệnh viện đến công tác này trên các mặt: nhân sự, cơ sở vật chất, kinh phí, hệ thống văn bản. Nhận thấy sự cấp thiết của vấn đề, tôi quyết định lựa chọn đề tài “Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K” làm luận văn Thạc sĩ với mong muốn làm thay đổi công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động Bệnh viện phục vụ công tác quản lý, khám chữa bệnh. 4
9. 2. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 2.1.Đối tƣợng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện K cơ sở Tân Triều, đặc biệt là đối với khối tài liệu hành chính. 2.2.Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi thời gian: Để nghiên cứu đề tài này, tôi tiến hành khảo sát tình hình tổ chức quản lý tài liệu của Bệnh viện tại cơ sở Tân triều trong 10 năm trở lại đây đối với tài liệu hành chính. - Phạm vi không gian: Nghiên cứu tình hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu của Bệnh viện K cơ sở Tân Triều. - Phạm vi nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác tổ chức quản lý HSTL của Bệnh viện K cơ sở Tân Triều với các nội dung: Nhận thức của lãnh đạo, CBNV trong Bệnh viện về công tác tổ chức quản lý HSTL, việc bố trí và tổ chức nhân sự chuyên trách; việc xây dựng và ban hành văn bản quy định về văn thư lưu trữ; tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ; ứng dụng CNTT và khoa học công nghệ vào quá trình quản lý HSTL; Đào tạo bồi dưỡng nhân sự đảm nhận công tác văn thư lưu trữ 3. Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu đề tài này, tác giả tập trung làm rõ 2 mục tiêu cơ bản sau: -Phân tích thực trạng công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K. - Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định như sau: - Khảo sát về hoạt động của Bệnh viện K (lịch sử hình thành, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức). - Khảo sát, thống kê thành phần, khối lượng, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K. 5
10. - Phân tích mục đích, ý nghĩa của việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, sự cần thiết phải tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K. - Đánh giá ưu điểm, hạn chế của công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Bệnh viện K. - Đưa ra một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện K 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài này, tác giả dự kiến sử dụng phương pháp nghiên cứu liên ngành, cụ thể là phương pháp luận của khoa học quản trị, lưu trữ học và khoa học tổ chức, khoa học quản lý. Ngoài ra, tác giả còn sử dụng thêm một số phương pháp cụ thể như : - Phương pháp lịch sử và phương pháp hệ thống: được vận dụng khi nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ của Bệnh viện K, qua đó để xác định các nhóm tài liệu hình thành chủ yếu trong hoạt động của Bệnh viện. - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế khối lượng, nội dung thành phần tài liệu , qua đó có những đánh giá khách quan về khối tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện. - Phương pháp phân tích tổng hợp: dựa trên các thông tin thu thập được từ thực tế để tổng hợp theo từng nội dung và giải quyết các vấn đề. 6. Dự kiến đóng góp của đề tài Nếu đề tài được thực hiện thành công sẽ là một công trình đầu tiên nhìn nhận, đánh giá được thực trạng tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu tại Bệnh viện K trong thời gian qua. Qua việc đánh giá và phân tích các kết quả và hạn chế của công tác tổ chức quản lý hồ sơ tại Bệnh viện K, tác giả sẽ đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý hồ sơ tại Bệnh viện K trong thời gian tới. 6