Luận văn Tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố Hải Phòng

Nội dung tài liệu: Luận văn Tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố Hải Phòng

1. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------------------------------ Đào Thị Minh Huyền TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƯ TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Hà Nội - 2019
2. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------------------------------- ĐÀO THỊ MINH HUYỀN TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƯ TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG Chuyên ngành Quản trị văn phòng Mã số: 60340406 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN THỊNH THÀNH XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Giảng viên hướng dẫn Chủ tịch hội đồng chấm luận văn TS. Nguyễn Thịnh Thành PGS.TS Vũ Thị Phụng Hà Nội - 2019
3. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng” là công trình nghiên cứu của tôi. Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo, tổng hợp kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định. Công trình này chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện nào. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này. Hà Nội, ngày tháng năm 2019 HỌC VIÊN Đào Thị Minh Huyền
4. LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, mặc dù gặp nhiều khó khăn trong việc thu thập và nghiên cứu tài liệu, song tác giả đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn là TS. Nguyễn Thịnh Thành. Tác giả cũng nhận được sự cộng tác và chia sẻ của các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, các cán bộ, công chức, viên chức Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng. Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới sự giúp đỡ quan trọng đó. Do những hạn chế chủ quan và khách quan, bao gồm cả những khó khăn về sự thay đổi, biến động liên tục về nhân sự và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng, luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Do đó tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các thầy cô giáo và độc giả để luận văn hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2019 HỌC VIÊN Đào Thị Minh Huyền
5. MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH ............................................................................................. 4 LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................................... 5 1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................................... 5 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài .................................................................................... 6 3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài .................................................................................. 6 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài ............................................................... 6 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................................... 7 6. Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu ................................................................. 8 7. Đóng góp của luận văn ................................................................................................ 9 8. Bố cục luận văn ........................................................................................................... 9 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG .............................................................................................................................. 11 1.1. Khái niệm và vai trò của tổ chức công tác văn phòng............................................ 11 1.1.1. Khái niệm tổ chức công tác văn phòng .................................................... 11 1.1.2. Vai trò của việc tổ chức công tác văn phòng ........................................... 12 1.2. Nội dung tổ chức công tác văn phòng .................................................................... 15 1.3. Các nguyên tắc và yêu cầu đối với tổ chức công tác văn phòng ............................ 18 1.4. Những quy định hiện hành của nhà nước về công tác văn phòng .......................... 19 CHƢƠNG 2: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG ............................................................ 25 2.1. Giới thiệu về Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng ............................ 25 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng ......................... 25 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến đầu tư ............................................................................................................... 29 2.1.3. Đặc điểm của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng và Phòng Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến Đầu tư ...................................................... 31 1
6. 2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư thành phố Hải Phòng ..................................................................................................... 36 2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự văn phòng .................................................... 37 2.2.2. Tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp ..................................................... 40 2.2.3. Tổ chức hoạt động đối nội, đối ngoại và truyền thông ............................ 49 2.2.4. Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ............................................................ 57 2.2.5. Tổ chức hội họp, sự kiện và lễ tân ............................................................ 67 2.2.6. Tổ chức công tác hậu cần ......................................................................... 71 2.2.7. Tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng ...................................... 73 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG ............................................................................................................................... 77 3.1. Những hạn chế và nguyên nhân cơ bản của tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng .................................................... 77 3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư Hải Phòng ........................................................................................... 79 3.2.1. Bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ văn phòng ..................................... 79 3.2.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác văn phòng ............... 82 3.2.3. Chuẩn hóa công tác văn phòng ................................................................ 85 3.2.4.Thành lập bộ phận chuyên trách xử lý thông tin phục vụ đầu tư ............. 88 KẾT LUẬN .................................................................................................................................. 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................................ 94 PHỤ LỤC ..................................................................................................................................... 99 2
7. DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH STT Tên bảng, hình Trang Bảng 2.1: Bảng so sánh Phòng Hành chính - Xúc tiến và 01 36 văn phòng cơ quan nhà nước Bảng 2.2: Bảng số lượng và trình độ nhân sự Phòng 02 39 Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến đầu tư Bảng 2.3: Bảng tổng hợp các quy định, quy chế làm 03 43 việc Hình 2.4: Một số hình ảnh về bộ sách của Trung tâm 04 53 Xúc tiến Đầu tư Hình 2.5: Hình ảnh USB tài liệu của Trung tâm Xúc 05 54 tiến Đầu tư Hình 2.6: Hình ảnh giao diện Cổng thông tin điện tử 06 55 chính thức của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư Hình 2.7: Hình ảnh logo và slogan của Trung tâm Xúc 07 56 tiến Đầu tư Bảng 2.8: Bảng thống kê số lượng các văn bản ban hành 08 61 tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư Bảng 2.9: Hội nghị xúc tiến đầu tư và khai trương 09 70 Website hppc.gov.vn năm 2017 Bảng 2.10: Tọa đàm xúc tiến đầu tư Nhật Bản tại Hải 10 71 Phòng năm 2018 3
8. LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, nguồn vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) đã phát huy được vai trò rõ rệt của nó trong những năm qua. Việc thu hút nguồn vốn FDI để khai thác hiệu quả hơn tiềm năng vốn có của quốc gia là một yêu cầu bức thiết đặt ra ở hầu hết các địa phương trong cả nước. Một quốc gia sẽ không thể phát triển, tăng trưởng và khai thác được những tiềm lực sẵn có của mình nếu không có nguồn vốn đầu tư. Nó góp phần làm tăng thêm tài sản vật chất, tài sản trí tuệ và tài sản vô hình, từ đó góp phần làm tăng năng lực sản xuất của xã hội. Hòa cùng xu thế phát triển và hội nhập, ban lãnh đạo thành phố Hải Phòng cũng sớm nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động thu hút vốn FDI. Đặc biệt, để Hải Phòng xứng đáng là “một trong những trung tâm công nghiệp, thương mại, dịch vụ của cả nước và vùng Duyên hải Bắc Bộ; là thành phố cảng, cửa ngõ chính ra biển của các tỉnh phía Bắc và cả nước ” thì nhiệm vụ của hoạt động thu hút vốn FDI càng trở nên nặng nề. Hơn nữa, xuất phát từ thực trạng các hoạt động xúc tiến đầu tư tại thành phố còn manh mún, thiếu tập trung về nguồn lực, thiếu sức mạnh và tính đồng bộ; các nhà đầu tư phải tự làm nhiều thủ tục hành chính, phải qua nhiều cơ quan, nhiều khâu, thời gian cấp phép đầu tư kéo dài, gây trở ngại và tạo tâm lý không tốt cho các nhà đầu tư; thành phố chưa có một tổ chức xúc tiến đầu tư có vị trí pháp lý phù hợp, đủ năng lực để thực hiện có hiệu quả công tác xúc tiến đầu tư trong và ngoài nước; hoạt động xúc tiến đầu tư vì thế chưa giúp khai thác tốt tiềm năng, lợi thế lớn của thành phố để thu hút mạnh mẽ đầu tư, thúc đẩy thành phố phát triển đột phá. Mục tiêu chính thành lập Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, Thương mại, Du lịch thành phố (Trung tâm Xúc tiến Đầu tư) là tạo ra một tổ chức có vị trí pháp lý phù hợp và đủ năng lực để thực hiện có hiệu lực, hiệu quả chức năng, nhiệm vụ về xúc tiến đầu tư; thực hiện đẩy mạnh cải cách hành chính trong hoạt động đầu tư đảm bảo yêu cầu 3 giảm (giảm thủ tục, giảm thời gian, giảm chi phí); giải quyết theo cơ chế “một cửa” về các thủ tục đầu tư, nâng cao hiệu quả xúc tiến, hỗ trợ các nhà đầu tư...Việc thành lập Trung tâm nhằm đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của thực tiễn, thể hiện quyết tâm chính trị của lãnh đạo thành phố trong việc tạo ra môi trường đầu tư hấp dẫn nhất để tăng cường thu hút nguồn vốn đầu tư nói chung và nguồn vốn FDI nói riêng vào thành phố. 4
9. Để góp phần vào việc thu hút nguồn vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài, Trung tâm cần tăng cường các biện pháp tiếp tục đẩy mạnh thu hút vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài tại các khu công nghiệp, khu kinh tế trên địa bàn thành phố Hải Phòng, trong đó không thể không nói đến công tác văn phòng. Bởi, công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo. Vì vậy, nếu văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Văn phòng với vai trò là bộ phận tham mưu trực tiếp trong lĩnh vực xúc tiến đầu tư, thương mại, du lịch đã và đang có sự đóng góp không nhỏ cho sự phát triển chung của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư. Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của đơn vị để bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Vì thế việc tổ chức công tác văn phòng, tìm ra những ưu điểm, nguyên nhân dẫn tới sự hạn chế; để từ đó đưa ra những giải pháp khoa học nhằm từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa là một yêu cầu bức thiết. Với một cơ cấu tổ chức đặc thù khi mà bộ phận văn phòng thực hiện cả chức năng, nhiệm vụ của phòng chuyên môn về hoạt động xúc tiến đầu tư thì cũng có nhiều điểm khác biệt trong cách tổ chức công tác văn phòng so với văn phòng thông thường. Phòng Hành chính Tổ chức và Xúc tiến đầu tư (Phòng Hành chính - Xúc tiến) là bộ phận giúp Ban Giám đốc hoạch định những công việc cụ thể trong chỉ đạo, để dần đưa Trung tâm Xúc tiến Đầu tư vào nề nếp và ổn định theo hướng phát triển chung của thành phố, ngay từ ban đầu cần nhấn mạnh vai trò quan trọng của việc tổ chức công tác văn phòng. Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi đã chọn đề tài “Tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng” làm luận văn thạc sĩ của mình. 5
10. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Thực hiện đề tài này, chúng tôi mong muốn đạt được các mục tiêu chủ yếu sau: - Thứ nhất, trên cơ sở lý luận về tổ chức công tác văn phòng, đề tài khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng và chỉ ra những hạn chế và nguyên nhân của vấn đề. - Thứ hai, đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng. 3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Để đạt được mục tiêu đã đề ra, chúng tôi thực hiện các nhiệm vụ sau: - Khái quát lý luận chung về tổ chức công tác văn phòng; - Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và nêu rõ tính đặc thù của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng; - Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Xúc tiến đầu tư từ khi thành lập đến nay, đặc biệt nêu bật tính đặc thù từ cơ cấu tổ chức được thể hiện trong tổ chức công tác văn phòng; - Đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức và nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài - Về đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực trạng tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng và các biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động này. - Phạm vi nghiên cứu + Về không gian nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện tại Trung tâm đầu Xúc tiến tư thành phố Hải Phòng. + Về thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu hoạt động tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng từ khi thành lập (2016) cho đến nay. Mặc dù là đơn vị mới thành lập, nhưng ngay từ ban đầu đã quan tâm tới tổ chức công tác văn phòng. Chúng ta hãy cùng nhìn nhận và xem xét hoạt động này nhằm rút ra những kinh nghiệm cho một cơ quan có cơ cấu tổ chức đặc thù (văn phòng thực hiện cả chức năng, nhiệm vụ của phòng chuyên môn). 6