Luận văn Quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại một số doanh nghiệp trong lĩnh vực lưu trữ

Nội dung tài liệu: Luận văn Quy trình và phương pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại một số doanh nghiệp trong lĩnh vực lưu trữ

1. I H QU GI H N I TRƢ N Ọ O Ọ N N V N TRẦN THỊ LUYỆN QUY TRÌN VÀ P ƢƠN P ÁP TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN V N P ÕN T I M T SỐ DOANH NGHIỆP TRONG LĨNH VỰC LƢU TRỮ LU N V N T S QU N TRỊ V N P ÕN N i - 2020
2. I H QU GI H N I TRƢ N Ọ O Ọ N N V N TRẦN THỊ LUYỆN QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP TRONG LĨNH VỰC LƯU TRỮ Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Mã số: 60 34 04 06 LU N V N T S QU N TRỊ V N P ÕN NGƢ I HƢ NG N HO H : TS. NGUYỄN THỊ KIM BÌNH N i - 2020
3. L M O N Tôi xin cam đoan đề tài “Quy trình v phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại m t số doanh nghiệp trong lĩnh vực lƣu trữ” là công trình nghiên cứu do tôi thực hiện. Các số liệu, kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và chƣa từng đƣợc ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình./. Học viên Trần Thị Luyện
4. L I C M ƠN Trong quá trình học tập và hoàn thiện luận văn, tôi đã nhận đƣợc sự giúp đỡ hƣớng dẫn quý báu của thầy cô trong hoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng ại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ại học Quốc gia Hà Nội. ặc biệt, tôi xin đƣợc gửi lời cảm ơn đến giảng viên hƣớng dẫn TS. Nguyễn Thị im Bình đã tận tình hƣớng dẫn và đóng góp ý kiến giúp tôi hoàn thành bài luận văn của mình. Với kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế, do đó đề tài “Quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại m t số doanh nghiệp trong lĩnh vực lƣu trữ” của tôi không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, tác giả mong nhận đƣợc sự đóng góp của thầy cô và các bạn để luận văn đƣợc hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Học viên Trần Thị Luyện
5. DANH MỤ SƠ Ồ VÀ B NG BIỂU 1.1. Sơ đồ Quy trình tuyển dụng nhân sự ...27 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa HT ..41 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Đông Kinh ..42 2.3. Bảng thống kê lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp lưu trữ .43 2.4. Ảnh thông tin tuyển dụng của Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý trên trang mywork.com.vn 53 2.5. Ảnh thông báo tuyển dụng của Công ty Cổ phần công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT trên trang website ... 54 2.6. Ảnh thông tin đăng tuyển dụng trên mạng xã hội của Trung tâm dịch vụ Chuyển giao công nghệ Văn thư – Lưu trữ .55 2.7. Bản mô tả công việc của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Đông Kinh 58 2.8. Bảng thông báo tuyển dụng của Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ Hành chính ADDJ ..60 2.9. Bảng thông tuyển dụng của Công ty CP Công nghệ Lưu trữ - Số hóa HT ..61 3.1. Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng .83
6. MỤC LỤC PHẦN MỞ ẦU .................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài .......................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................... 3 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................ 5 4. ối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu............................................. 6 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ............................................................................. 6 6. Ý nghĩa của luận văn .................................................................................... 7 7. Bố cục của đề tài .......................................................................................... 7 ƢƠN 1: Ơ SỞ LÝ LU N VÀ PHÁP LÝ VỀ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ ............................................................................................................. 9 1.1. Khái niệm và chức năng của quản trị nhân sự .......................................... 9 1.1.1. Quản trị nhân sự ................................................................................... 9 1.1.2. Chức năng của quản trị nhân sự ......................................................... 10 1.2. Khái niệm và vai trò của tuyển dụng nhân sự ......................................... 12 1.2.1. Tuyển dụng nhân sự ............................................................................ 12 1.2.2. Vai trò của công tác tuyển dụng nhân sự ........................................... 14 1.3. Phƣơng pháp và quy trình tuyển dụng nhân sự ...................................... 18 1.3.1. Phương pháp tuyển dụng nhân sự ...................................................... 18 1.3.2. Quy trình tuyển dụng .......................................................................... 22 1.4. ... ơ sở pháp lý về tuyển dụng nhân sự .................................................. 35 TIỂU KẾT HƢƠNG I ................................................................................. 38 ƢƠN 2: T ỰC TR N QUY TRÌN VÀ P ƢƠN P ÁP TUYỂN DỤN N N V ÊN V N P ÕN T I M T SỐ DOANH NGHIỆP LƢU TRỮ.......................................................................................... 39 2.1. Tổng quan về các doanh nghiệp lƣu trữ .................................................. 39 2.1.1. Sơ lược lịch sử hình thành của các doanh nghiệp lưu trữ .................. 39 2.1.2. Đặc điểm của doanh nghiệp lưu trữ ................................................... 40 2.1.3. Đặc điểm, yêu cầu nhân viên văn phòng của doanh nghiệp .............. 45
7. 2.1.4. Thực trạng nhân viên văn phòng của các doanh nghiệp lưu trữ........ 49 2.2. Phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lƣu trữ ................................................................................................. 51 2.3. Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lƣu trữ ............................................................................................................. 56 2.3.1. Chuẩn bị .............................................................................................. 56 2.3.2. Thông báo tuyển dụng ......................................................................... 59 2.3.3. Nhận và nghiên cứu hồ sơ ................................................................... 63 2.3.4. Phỏng vấn ........................................................................................... 65 2.3.5. Ra quyết định tuyển dụng .................................................................... 67 TIỂU KẾT HƢƠNG II ................................................................................ 69 ƢƠN 3: I PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG N N V ÊN V N P ÕN O M T SỐ DOANH NGHIỆP LƢU TRỮ . 70 3.1. Nhận xét phƣơng pháp và quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp lƣu trữ .................................................................... 70 3.1.1. Ưu điểm ............................................................................................... 70 3.1.2. Hạn chế ............................................................................................... 74 3.1.3. Nguyên nhân ....................................................................................... 78 3.2. Xác định mục tiêu phát triển nhân sự ..................................................... 79 3.3. a dạng hóa phƣơng pháp tuyển dụng ....................................................... 81 3.4. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng .......................... 82 3.5. Một số giải pháp khác ............................................................................. 94 3.5.1. Nâng cao năng lực cho cán bộ phụ trách tuyển dụng nhân sự ........... 94 3.5.2. Thu hút lao động thông qua chế độ lƣơng thƣởng hợp lý .................. 95 3.5.3. Kiến nghị với các cơ sở đào tạo .......................................................... 97 TIỂU KẾT HƢƠNG III .............................................................................. 99 KẾT LU N ...................................................................................................... 100 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KH O ....................................................... 102 PHỤ LỤC ......................................................................................................... 105
8. P ẦN MỞ ẦU 1. Lý do chọn đề t i Doanh nghiệp muốn hình thành và phát triển đƣợc cần phải có nhiều yếu tố khác nhau nhƣ: Tài ch nh, cơ sở vật chất, trang thiết bị, nguyên vật liệu, nhân lực. Trong đó nhân lực là yếu tố giữ vai trò quan trọng nhất đối với doanh nghiệp. Dù công nghệ, khoa học kĩ thuật ngày càng phát triển và đƣợc áp dụng rộng rãi trong mọi mặt của cuộc sống nhƣng con ngƣời vẫn là nhân tố không thể thay thế đƣợc. iều đó càng khẳng định rằng yếu tố con ngƣời có sức ảnh hƣởng trực tiếp và quan trọng đến sự hình thành và phát triển của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp muốn phát triển cần phải coi trọng việc tuyển dụng để lựa chọn ra những nhân sự chất lƣợng cả về trình độ chuyên môn lẫn đạo đức nghề nghiệp. Bởi, đội ngũ nhân sự chất lƣợng chính là một trong những yếu tố quyết định đến sự tồn tại, phát triển và cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Tuyển dụng nhân sự sẽ giúp cho doanh nghiệp đảm bảo đƣợc chất lƣợng nguồn lao động. Nếu tuyển dụng tốt sẽ bổ sung nguồn nhân lực kịp thời, phù hợp với yêu cầu, tình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. hi có đƣợc nguồn nhân lực tốt, doanh nghiệp không chỉ thực hiện và hoàn thành đƣợc những mục tiêu kinh doanh đã đặt ra mà còn nắm trong tay đội ngũ nhân lực cao có thể sẵn sàng đáp ứng những yêu cầu trong công việc, phát huy đƣợc hết khả năng của ngƣời lao động. Nhận thấy tầm quan trọng của việc tuyển dụng nhân sự nên Nhà nƣớc đã ban hành rất nhiều các văn bản quy định về việc tuyển dụng nhân sự, ví dụ: hƣơng 2, Nghị định 29/2012/N - P ban hành ngày 12 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức, đã quy định rõ về điều kiện tuyển dụng, cách thức thi tuyển, xét tuyển và các trình tự thủ tục khi tuyển dụng nhân sự. hƣơng 3, Luật viên chức ban hành ngày 15 tháng 11 năm 2010 đã quy định rõ ràng về việc tuyển dụng và sử dụng viên 1
9. chức trong các đơn vị sự nghiệp công lập. Tuy nhiên, các quyết định đó lại chỉ quy định việc tuyển dụng nhân sự cho các cơ quan nhà nƣớc. òn đối với việc tuyển dụng nhân sự tại các doanh nghiệp tƣ nhân, do có nhiều ngành nghề, nhiều cách thức hoạt động khác nhau nên chƣa có những tiêu chuẩn cụ thể, thống nhất về tuyển dụng nhân sự. Không những vậy, vì các doanh nghiệp đều mang tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với hoạt động của mình nên các doanh nghiệp phải tự đƣa ra các yêu cầu tuyển dụng để phù hợp với thực tế tình hình của doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn hoạt động và phát triển đƣợc cần phải tổ chức xây dựng cơ cấu phòng ban để phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm trong công việc. Ngoài những bộ phận chuyên môn, chuyên trách bộ phận văn phòng là bộ phận không thể thiếu đƣợc trong mỗi doanh nghiệp. Bởi lẽ, văn phòng là nơi tham mƣu, tổng hợp giúp lãnh đạo điều hành và quản lý hoạt động của cơ quan, đồng thời văn phòng giúp đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho doanh nghiệp đƣợc đầy đủ và thuận lợi. ể làm đƣợc điều đó, các doanh nghiệp cần phải xây dựng, tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, chuyên nghiệp để có thể đáp ứng những yêu cầu của doanh nghiệp và lãnh đạo đề ra. Do vậy, việc tuyển dụng nhân viên văn phòng là việc rất cần thiết và quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay tại nhiều doanh nghiệp vẫn chƣa coi trọng việc tổ chức, hoạt động văn phòng nên việc tuyển dụng nhân sự cho văn phòng vẫn chƣa đƣợc quan tâm. Trong khoảng hơn 10 năm trở lại đây, từ chủ trƣơng xã hội hóa hoạt động lƣu trữ, nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lƣu trữ đã đƣợc thành lập và đang phát triển mạnh. Tuy nhiên, hiện nay, các doanh nghiệp lƣu trữ mới chỉ dừng lại ở quy mô nhỏ và siêu nhỏ. o đó, việc tuyển dụng nhân sự văn phòng chƣa thực sự đƣợc quan tâm. iều này làm ảnh hƣởng ít nhiều đến sự phát triển của doanh nghiệp lƣu trữ. Vì vậy, để xây dựng đƣợc một đội ngũ nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải thiết lập quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng một cách 2
10. khoa học, hiệu quả từ đó, sẽ giúp cho doanh nghiệp có đƣợc đội ngũ nhân viên văn phòng có trình độ chuyên môn cao để giải quyết vấn đề liên quan đến hoạt động văn phòng nói riêng và của cả doanh nghiệp nói chung. Trên đây là những lý do để tôi lựa chọn đề tài: “Quy trình v phƣơng pháp tuyển dụng nhân viên văn phòng tại m t số doanh nghiệp trong lĩnh vực lƣu trữ” làm luận văn tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Có thể nói công tác tuyển dụng nhân sự là một hoạt động quan trọng của các tổ chức, cơ quan và doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc tuyển dụng nhân sự cho văn phòng lại đƣợc rất ít các nhà nghiên cứu quan tâm. Nhƣ vậy, có thể nói rằng đây là một vấn đề còn mới cần đƣợc nghiên cứu và giải quyết. Vì hầu hết trong các công trình nghiên cứu khác mới chỉ đề cập và nêu ra việc tuyển dụng nhân sự chung cho các doanh nghiệp. Cụ thể, đối với giáo trình có một số giáo trình tiêu biểu sau: Giáo trình “Quản trị nhân lực” của Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Vân iềm, NXB ại học Kinh tế quốc dân, năm 2012, giáo trình “Quản trị nhân sự”, Nguyễn Hữu Thân, NXB Lao động Xã hội, năm 2012 và giáo trình “Quản trị nguồn nhân lực”, PGS.TS Trần Kim Dung, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ h Minh, năm 2011. Nội dung của các cuốn giáo trình đã khái quát đƣợc vấn đề liên quan đến quản trị nhân sự và những lý luận về quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng nhân sự giúp ngƣời đọc nắm đƣợc những nội dung cơ bản phục vụ cho công việc của mình. ặc biệt, trong cuốn giáo trình “Quản trị nhân lực” các tác giả đã giành chƣơng V để viết về việc phƣơng pháp và quy trình tuyển chọn nhân sự. Công tác tuyển dụng nhân sự còn đƣợc rất nhiều sinh viên, học viên lựa chọn để nghiên cứu nhƣ: Khóa luận tốt nghiệp của ào Ngọc Diệp: “Nghiên cứu quy trình tuyển dụng nhân lực của Công ty Cổ phần Tập đoàn Xây dựng Thăng Long”, Trƣờng ại học Thƣơng mại. Ngoài ra còn có rất nhiều luận văn nghiên cứu về công tác tuyển dụng nhân sự nhƣ: Luận văn “ ông tác 3