Luận văn Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban nhân dân Quận hoàn kiếm, Thành phố Hà Nội

Nội dung tài liệu: Luận văn Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban nhân dân Quận hoàn kiếm, Thành phố Hà Nội

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ / / HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HÀ MẠNH TÙNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - 2020
2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ / / HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HÀ MẠNH TÙNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. VĂN TẤT THU HÀ NỘI - 2020
3. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Văn Tất Thu. Các tài liệu, số liệu sử dụng trong luận văn là trung thực, dựa trên sự khảo sát trực tiếp và tổng hợp của bản thân và các nguồn tài liệu tin cậy, kết quả nêu trong luận văn là trung thực, được các cơ quan cho phép sử dụng và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác./. Hà Nội, tháng 11 năm 2020 Học viên Hà Mạnh Tùng
4. LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các thầy, cô giáo và của nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân. Trước hết tôi xin gửi tới các thầy giáo, cô giáo Học viện Hành chính Quốc gia lời chào trân trọng, lời chúc sức khỏe và lời cảm ơn sâu sắc. Với sự quan tâm, giảng dạy, chỉ bảo tận tình, chu đáo của các thầy cô, đến nay tôi đã hoàn thành luận văn, đề tài: “Quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội”. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo PGS.TS Văn Tất Thu đã quan tâm giúp đỡ, tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này trong thời gian qua. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến lãnh đạo Học viện Hành chính Quốc gia, Khoa sau Đại học, các Khoa, Phòng chức năng đã trực tiếp và gián tiếp giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu đề tài luận văn. Không thể không nhắc tới sự quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ của Ban Giám đốc và các đồng nghiệp, cùng sự giúp đỡ nhiệt tình của gia đình, các bạn trong lớp trong suốt quá trình học tập cũng như thực hiện luận văn này. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 11 năm 2020 Học viên Hà Mạnh Tùng
5. DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT HĐND Hội đồng nhân dân QLNN Quản lý nhà nước QLVBĐT Quản lý văn bản điện tử UBND Ủy ban nhân dân VBĐT Văn bản điện tử VBHC Văn bản hành chính VBQPPL Văn bản quy phạm pháp luật
6. DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1. Số lượng văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm chia theo nguồn gốc hình thành giai đoạn 2015-2020 ............................................................... 35 Bảng 2.2. Thống kê trình độ, kinh nghiệm của công chức phụ trách quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm giai đoạn 2015-2020 ....................... 40 Bảng 2.3. Tỷ lệ lỗi sai văn bản điện tử qua các năm từ 2015-2020 ................ 42 Bảng 2.4. Đánh giá chất lượng hệ thống trang thiết bị, phần cứng phần mềm phục vụ quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm ....................... 45
7. MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU MỤC LỤC MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1 CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ......................................................................................................................... 8 1.1. Các khái niệm ........................................................................................... 8 1.1.1. Khái niệm văn bản ............................................................................... 8 1.1.2. Khái niệm văn bản hành chính ............................................................ 9 1.1.3. Văn bản quy phạm pháp luật ............................................................. 10 1.1.4. Khái niệm văn bản điện tử ................................................................. 11 1.1.5. Khái niệm quản lý văn bản điện tử .................................................... 13 1.2. Vai trò của văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan HCNN ......................................................................................................................... 14 1.3. Sự cần thiết quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan HCNN ....... 15 1.4. Các quy định pháp lý về quản lý văn bản điện tử ............................... 17 1.5. Các nguyên tắc, yêu cầu quản lý văn bản điện tử ............................... 18 1.6. Nhiệm vụ của quản lý văn bản điện tử ................................................. 21 1.7. Các công cụ, phƣơng pháp quản lý văn bản điện tử ........................... 22 1.7.1. Các công cụ quản lý văn bản điện tử ................................................. 22 1.7.2. Phương pháp quản lý văn bản điện tử ............................................... 23 1.8. Khó khăn và các yếu tố tác động đến quản lý văn bản điện tử.......... 23 1.8.1. Những yếu tố tác động đến quản lý văn bản điện tử ......................... 24 1.8.1.1. Yếu tố pháp lý .............................................................................. 24 1.8.1.2. Yếu tố kinh tế ............................................................................... 24 1.8.1.3. Yếu tố xã hội ................................................................................ 25 1.8.2. Những khó khăn trong quản lý văn bản điện tử ................................ 27 1.8.2.1. Khó khăn đến từ tâm lý ngại thay đổi, hạn chế về trình độ của một bộ phận cán bộ, công chức ............................................................... 27 1.8.2.2. Những hạn chế về trình độ phát triển và điều kiện kinh tế xã hội .. 28 1.8.2.3. Nguy cơ đánh mất an toàn, an ninh thông tin ............................ 29
8. Tiểu kết chƣơng 1 .............................................................................................. 30 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI .............. 31 2.1. Khái quát về Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội ......................................................................................................................... 31 2.1.1. Vị trí địa lý, điều kiện kinh tế xã hội của quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội .......................................................................................................... 31 2.1.2. Tổ chức bộ máy của UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội ........ 32 2.2. Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội ............................................................................... 34 2.2.1. Thực trạng văn bản điện tử hình thành trong quá trình hoạt động .... 34 2.2.2. Thực trạng các quy định pháp luật về quản lý văn bản điện tử ........ 36 2.2.3. Thực trạng tổ chức nhân lực quản lý văn bản điện tử ....................... 39 2.2.4. Thực trạng đảm bảo các nguyên tắc, yêu cầu trong trong quản lý văn bản điện tử .................................................................................................... 41 2.2.5. Thực trạng thực hiện các nhiệm vụ quản lý văn bản điện tử............. 42 2.2.6. Thực trạng sử dụng các công cụ, phương pháp quản lý văn bản điện tử .................................................................................................................. 44 2.3. Đánh giá chung về quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội ........................................................... 46 2.3.1. Kết quả đạt được ................................................................................ 46 2.3.2. Hạn chế .............................................................................................. 48 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế ....................................................... 50 2.3.3.1. Nguyên nhân chủ quan ................................................................ 50 2.3.3.2. Nguyên nhân khách quan ............................................................ 51 Tiểu kết chƣơng 2 .............................................................................................. 53 CHƢƠNG 3 PHƢƠNG HƢỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ..................................................................................... 54 3.1. Phƣơng hƣớng hoàn thiện quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm- Hà Nội ....................................................................................... 54 3.2. Các giải pháp hoàn thiện quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội .................................................... 56 3.2.1. Tăng cường tuyên truyền nâng cao nhận thức của CBCC về vai trò của VBĐT và tầm quan trọng của quản lý VBĐT trong quá trình hoạt động ...................................................................................................................... 56
9. 3.2.2. Kiến nghị hoàn thiện các quy định pháp luật về quản lý tài liệu điện tử .................................................................................................................. 58 3.2.3. Kiện toàn tổ chức, nhân lực quản lý văn bản điện tử ........................ 59 3.2.4. Tăng cường các giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ quản lý văn bản điện tử ................................................................................ 60 3.2.5. Tăng cường nguồn lực tài chính cho quản lý văn bản điện tử .......... 62 3.2.6. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nhân lực quản lý văn bản điện tử ... 63 3.2.7. Ứng dụng các giải pháp công nghệ 4.0 trong quản lý, khai thác và sử dụng văn bản điện tử, thực hiện chuyển đổi số gắn với bảo đảm an toàn, an ninh mạng .................................................................................................... 65 3.2.8. Đổi mới văn hóa, lề lối tác phong làm việc ....................................... 67 Tiểu kết chƣơng 3 .............................................................................................. 69 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 70 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 72 PHỤ LỤC 1. DANH MỤC VĂN BẢN ĐIỆN TỬ KHÔNG GỬI KÈM GIẤY ................................................................................................................... 76 PHỤ LỤC 2. PHIẾU KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN HOÀN KIẾM ................................................. 77
10. MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài luận văn Trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước, vai trò và vị trí của công tác văn thư là hết sức quan trọng: Một là, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Hai là, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu quả công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý, đây cũng là mục tiêu, yêu cầu của cải cách hành chính nhà nước hiện nay. Ba là, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát. Đồng thời, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật nhà nước. Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng mạnh mẽ trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, trong đó có công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hóa, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số cũng là một vấn đề được Đảng, Nhà nước hết sức quan tâm, đặc biệt trong Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ chính trị về “Đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế” và mới đây là Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 1