Luận văn Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Hà Phan

Nội dung tài liệu: Luận văn Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Hà Phan

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH PHẠM MINH QUÝ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀ PHAN LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Tp. Hồ Chí Minh – Năm 2019
2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH PHẠM MINH QUÝ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀ PHAN Chuyên ngành: Kế Toán Mã số: 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. VÕ VĂN NHỊ Tp. Hồ Chí Minh – Năm 2019
3. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan bài nghiên cứu “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan” là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào. Tác giả Phạm Minh Quý
4. MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ TÓM TẮT ABSTRACT PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................. 1 2. Tổng quan nghiên cứu ..................................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu .................................................... 7 4. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................. 7 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................... 8 6. Những đóng góp của đề tài .............................................................................. 8 7. Kết cấu của đề tài ............................................................................................ 8 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP. ................................................................................... 9 1.1. Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp ................................................. 9 1.1.1. Tổ chức thông tin đầu vào ........................................................................ 9 1.1.2. Tổ chức xử lý thông tin .......................................................................... 12 1.1.3. Tổ chức cung cấp thông tin .................................................................... 17 1.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán và phân công trách nhiệm ............................... 18 1.1.5. Tổ chức lựa chọn phần mềm kế toán trong doanh nghiệp ..................... 20 1.1.6. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán .......................................................... 21
5. 1.2. Giới thiệu hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) .................. 22 1.2.1. Khái niệm về ERP .................................................................................. 22 1.2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống ERP ............................... 22 1.2.3. Đặc điểm cơ bản của hệ thống ERP và phân loại phần mềm ERP ........ 25 1.2.4. Những lợi ích và hạn chế của hệ thống ERP .......................................... 27 1.2.5. Cấu trúc của hệ thống ERP ..................................................................... 29 1.2.6. Mối quan hệ giữa phân hệ kế toán và các phân hệ khác trong hệ thống ERP ......................................................................................................... 29 1.3. Tác động của ERP đến tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp .......... 30 1.3.1. Tác động của ERP đến quy trình xử lý nghiệp vụ .................................. 30 1.3.2. Tác động của ERP đến tổ chức bộ máy kế toán ..................................... 32 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ............................................................................................. 36 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ERP VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀ PHAN. ........................................................................................ 37 2.1. Giới thiệu về Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan .................................. 37 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển .......................................................... 37 2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý quá trình sản xuất kinh doanh ...................... 37 2.1.3. Sơ đồ tổ chức công ty. ............................................................................ 40 2.2. Quá trình ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015 tại công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan .................................................................................... 44 2.2.1. Lý do chọn ứng dụng hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015 .......... 44 2.2.2. Giới thiệu về ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015 ...................... 44 2.2.3. Quá trình triển khai ứng dụng Microsoft Dynamics NAV 2015 ............ 45 2.3. Phân hệ kế toán tài chính trong hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015.. 50 2.4. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan trong điều kiện ứng dụng hệ thống Microsoft Dynamics NAV 2015 .. 57 2.4.1. Kết quả khảo sát ..................................................................................... 57
6. 2.4.2. Phân tích kết quả khảo sát ...................................................................... 64 2.4.3. Một số nhận xét, đánh giá. ...................................................................... 85 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ............................................................................................. 91 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HÀ PHAN. ........................................................................................................... 92 3.1. Quan điểm hoàn thiện .................................................................................... 92 3.1.1. Hoàn thiện phù hợp với đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý của công ty ......................................................................................................... 92 3.1.2. Hoàn thiện dựa trên cơ sở kế thừa .......................................................... 93 3.1.3. Hoàn thiện dựa trên việc củng cố và phát triển công nghệ trong giai đoạn Cách mạng Công nghiệp 4.0 .......................................................... 94 3.2. Giải pháp hoàn thiện ...................................................................................... 95 3.2.1. Giải pháp hoàn thiện quy trình xử lý nghiệp vụ ..................................... 95 3.2.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán ........................................ 96 3.2.3. Giải pháp về bảo mật và kiểm soát thông tin của hệ thống .................... 99 3.2.4. Giải pháp về mặt liên kết giữa các phân hệ của hệ thống .................... 100 3.2.5. Giải pháp hỗ trợ hoàn thiện tổ chức công tác kế toán .......................... 100 3.3. Kiến nghị ..................................................................................................... 101 3.3.1. Đối với Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan ................................. 101 3.3.2. Đối với Công ty Netika Vietnam .......................................................... 103 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ........................................................................................... 105 KẾT LUẬN ................................................................................................................. 106 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
7. DANH MỤC VIẾT TẮT Viết tắt Viết đầy đủ AA Asset Accounting – Kế toán tài sản cố định AP Accounts Payable – Kế toán các khoản phải trả AR Accounts Receivable – Kế toán các khoản phải thu BCTC Báo cáo tài chính CNTT Công nghệ thông tin CPTM Cổ Phần Thương Mại CRM Customer Relationship Management – Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng CRP Capacity Requirement Planning – Kế hoạch yêu cầu năng lực DSI Decision Sciences Institute ERP Enterprise Resource Planning - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp GTGT Giá trị gia tăng HĐTC Hóa đơn tài chính KTQT Kế toán quản trị NCC Nhà cung cấp PMKT Phần mềm kế toán PO Purchase Order SCM Supply Chain Management – Phần mềm Quản lý hệ thống cung ứng SO Sales Order TK Tài khoản TSCĐ Tài sản cố định UNC Ủy nhiệm chi
8. DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Tổ chức thu thập dữ liệu theo mô hình REAL ............................................. 10 Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính .................. 16 Sơ đồ 1.3: Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán ......................................................... 21 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty CPTM Hà Phan ...................................... 40 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ mô tả các giai đoạn trong quá trình triển khai hệ thống NAV 2015 tại Công ty CPTM Hà Phan ................................................................................................ 45 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ...................................................................... 76 DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1: Các hoạt động xử lý và các kiểm soát chủ yếu trong chu trình kinh doanh .. 38 Bảng 2.2: Bảng mô tả công việc của bộ phận Hệ thống ................................................ 43 Bảng 2.3: Các chức năng của hệ thống NAV 2015 tại Công ty CPTM Hà Phan. ......... 48 Bảng 2.4: Bảng kết quả khảo sát đánh giá về tình hình triển khai và ứng dụng hệ thống NAV 2015 ...................................................................................................................... 58 Bảng 2.5: Bảng kết quả khảo sát đánh giá về phân hệ kế toán tài chính của hệ thống NAV 2015 tại công ty CPTM Hà Phan. .................................................................................. 59 Bảng 2.6: Bảng kết quả khảo sát lý do ứng dụng ERP .................................................. 62 Bảng 2.7: Bảng kết quả khảo sát đánh giá mức độ hài lòng của Ban Lãnh Đạo về chất lượng thông tin kế toán trên hệ thống NAV 2015 ......................................................... 63 Bảng 2.8: Bảng phân chia trách nhiệm và phân quyền truy cập của bộ phận kế toán ... 78 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 2.1: Hệ thống tài khoản xây dựng theo đối tượng hạch toán (TK tiền) ................ 65 Hình 2.2: Hệ thống tài khoản xây dựng theo đối tượng hạch toán (TK hàng hóa) ....... 66 Hình 2.3: Chứng từ mua hàng (PO) nước ngoài ............................................................ 67 Hình 2.4: Chứng từ bán hàng (SO) của trụ sở Sài Gòn. ................................................ 68 Hình 2.5: Mô hình tích hợp hệ thống phần mềm của công ty và web hóa đơn điện tử . 69
9. Hình 2.6: Hóa đơn bán hàng trên hệ thống NAV 2015 ................................................. 70 Hình 2.7: Bút toán chuyển tiền từ TK công ty ở MBBANK sang BIDV ...................... 71 Hình 2.8: Bút toán chuyển tiền hình 2.7 và bút toán đảo ngược ................................... 72 Hình 2.9: Thực hiện lệnh tính toán và đề xuất các lệnh mua nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất ............................................................................................................. 73 Hình 2.10: Kết quả của lệnh tính toán ở hình 2.9 .......................................................... 73 Hình 2.11: Bút toán phân bổ chi phí trích trước ............................................................ 74 Hình 2.12: Tùy chọn báo cáo phân tích theo hàng hóa .................................................. 75 Hình 2.13: Thực hiện truy vết giao dịch bán hàng ......................................................... 83 Hình 2.14: Kết quả truy vết giao dịch bán hàng ............................................................ 83
10. TÓM TẮT Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) ngày càng được ứng dụng rộng rãi nhằm hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc quản lý nguồn lực. Với việc ứng dụng hệ thống ERP thì việc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sẽ có nhiều thay đổi. Luận văn nghiên cứu về những thay đổi đó trong doanh nghiệp cụ thể là nghiên cứu tại Công ty Cổ Phần Thương Mại Hà Phan. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đánh giá thực trạng và đưa ra những giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty CPTM Hà Phan. Các phương pháp sử dụng trong quá trình nghiên cứu của luận văn là: khảo sát, phân tích, so sánh và đánh giá trong nghiên cứu định tính. Luận văn thực hiện khảo sát thông qua bảng câu hỏi, đánh giá kết quả thu được từ đó phân tích, so sánh và đưa ra giải pháp để hoàn thiện hệ thống kế toán tại đơn vị. Kết quả cho thấy những yếu tố bị ảnh hưởng bởi việc ứng dụng ERP trong việc tổ chức công tác kế toán là: Quy trình tổ chức thông tin đầu vào, xử lý và cung cấp thông tin đầu ra; tổ chức bộ máy kế toán và phân chia trách nghiệm; phân quyền truy cập; công tác kiểm tra kế toán. Ý nghĩa thực tiễn của luận văn góp phần nâng cao năng lực hoạt động của bộ phận kế toán, hỗ trợ phát triển kinh doanh cho công ty. Ý nghĩa này không mang tính bao quát cho tất cả các doanh nghiệp ở Việt Nam nhưng nó là bài học kinh nghiệm cho nhiều công ty mong muốn hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP. Từ khóa: ERP; tổ chức công tác kế toán; Hà Phan.