Luận văn Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm phát triển khoa học, công nghệ và tài năng trẻ (Thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh)

Nội dung tài liệu: Luận văn Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm phát triển khoa học, công nghệ và tài năng trẻ (Thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh)

1. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------- Nguyễn Thị Kim Phượng HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh) LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI - 2020
2. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------- Nguyễn Thị Kim Phượng HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh) Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Mã số: 60 34 04 06 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Vũ Thị Phụng HÀ NỘI - 2020
3. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh)” là công trình nghiên cứu của tôi. Trong quá trình nghiên cứu tài liệu và viết luận văn, tôi có tham khảo các công trình nghiên cứu khác và một số tài liệu, văn bản của Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ, các văn bản của cơ quan Trung ương Đoàn và các Trung tâm sự nghiệp tương ứng, tuy nhiên tôi đều có chú thích cụ thể theo đúng quy định. Luận văn của tôi được thực hiện dưới sự hướng dẫn của PGS.TS.Vũ Thị Phụng, Chủ tịch Hội đồng Khoa học đào tạo, Trưởng bộ môn Quản trị Văn phòng, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội. Các số liệu, kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn là hoàn toàn trung thực do chính tôi thực hiện khảo sát, tìm hiểu và chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện nào. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này. Hà Nội, ngày tháng năm 2020 HỌC VIÊN Nguyễn Thị Kim Phượng
4. LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS. Vũ Thị Phụng nói riêng và Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và tạo điều kiện cho tôi được tiếp cận các tư liệu của Khoa để hoàn thành luận văn thạc sĩ của mình. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cá nhân đồng chí Nguyễn Đức Hồng, Giám đốc Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ và các anh, chị tại Văn phòng Trung tâm đã tạo điều kiện cho tôi tiếp cận các tài liệu, quy định, quy chế của Trung tâm để tôi hoàn thiện luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh” Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nỗ lực nhưng do thời gian có hạn và kinh nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên luận văn còn có những hạn chế, tôi rất mong nhận được ý kiến góp của các Thầy/Cô và bạn bè, đồng nghiệp, đồng môn để luận văn được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Học viên Nguyễn Thị Kim Phượng
5. MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC ............................................................................................................. 1 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ....................................................................... 5 LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 6 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 6 2. Mục tiêu ......................................................................................................... 7 3. Nhiệm vụ ....................................................................................................... 7 4. Lịch sử nghiên cứu ........................................................................................ 8 5. Đối tƣợng, khách thể và phạm vi nghiên cứu .............................................. 10 6. Phƣơng pháp nghiên cứu ............................................................................. 11 7. Đóng góp của luận văn ................................................................................ 11 8. Tài liệu tham khảo ....................................................................................... 12 9. Bố cục của luận văn ..................................................................................... 12 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CÁC QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ..................... 13 1.1. Văn phòng và vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ............... 13 1.1.1. Văn phòng.......................................................................................... 13 1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng ............................................................. 14 1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng ............................................ 15 1.2. Quản trị văn phòng ....................................................................................... 19 1.3. Hoạt động văn phòng và tổ chức khoa học hoạt động văn phòng ................ 19 1.3.1. Hoạt động văn phòng ........................................................................ 19 1.3.2. Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng ........................................... 19 1.4. Khái niệm quy chế, quy định và các loại quy chế, quy định cơ bản về hoạt động văn phòng ............................................................................................ 21 1.4.1. Khái niệm quy chế, quy định ............................................................. 21 1.4.2. Các loại quy chế, quy định cơ bản về hoạt động văn phòng ............ 22 1
6. 1.5. Tầm quan trọng của việc xây dựng các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng .................................................................................................... 24 1.5.1. Tạo sự thống nhất trong quản lý, điều hành ..................................... 24 1.5.2. Đưa hoạt động của văn phòng vào khuôn khổ, nề nếp ..................... 24 1.5.3. Nâng cao năng suất công việc và tiết kiệm thời gian, chi phí .......... 25 1.5.4. Giảm bớt việc chỉ đạo công việc theo ý của cá nhân người lãnh đạo ..................................................................................................... 25 1.5.5. Là cơ sở cho việc hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá hoạt động văn phòng ............................................................................................................. 26 1.6. Quy trình và phƣơng pháp xây dựng quy chế, quy định .............................. 26 1.6.1. Xác định mục đích ............................................................................. 26 1.6.2. Thu thập văn bản, tài liệu liên quan ................................................. 27 1.6.3. Xây dựng dự thảo .............................................................................. 27 1.6.4. Tổ chức lấy ý kiến và thảo luận......................................................... 28 1.6.5. Hoàn thiện và ban hành .................................................................... 28 1.7. Trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng ............................................................................................ 28 1.7.1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan ....................................... 29 1.7.2. Trách nhiệm của văn phòng .............................................................. 29 1.7.3. Trách nhiệm của người thực hiện ..................................................... 30 Tiểu kết chương 1 ............................................................................................... 31 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, QUY ĐỊNH TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ .................................................................. 32 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm và Văn phòng Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ ............................... 32 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm KHCN .......... 32 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung tâm KHCN ................................................................................................. 34 2.2. Các quy chế, quy định hiện có về hoạt động của Trung tâm và Văn phòng Trung tâm KHCN ..................................................................................... 37 2
7. 2.2.1. Quy chế làm việc ............................................................................... 37 2.2.2. Quy chế chi tiêu nội bộ ...................................................................... 41 2.2.3. Quy định đánh giá xếp loại lao động hàng tháng đối với CBNV ..... 44 2.3. Quy trình và phƣơng pháp xây dựng các quy chế, quy định về hoạt động Văn phòng Trung tâm KHCN .................................................................... 48 2.3.1. Quy trình............................................................................................ 49 2.3.2. Nội dung và phương pháp thực hiện ................................................. 50 2.4. Biện pháp tổ chức thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động của Trung tâm và Văn phòng Trung tâm KHCN ....................................................... 53 2.4.1. Phổ biến và hướng dẫn thực hiện các quy chế, quy định.................. 53 2.4.2. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định ................. 54 2.5. Khảo sát, đánh giá tình hình thực hiện các quy chế, quy định hiện có tại Trung tâm và Văn phòng Trung tâm KHCN .................................................. 55 2.5.1. Đối với Quy chế làm việc .................................................................. 56 2.5.2. Đối với Quy chế chi tiêu nội bộ ......................................................... 59 2.5.3. Đối với Quy định bình xét ABC ......................................................... 62 2.5.4. Đánh giá chung tình hình thực hiện các quy chế, quy định tại Văn phòng Trung tâm KHCN .............................................................................. 64 2.6. Khảo sát và so sánh tình hình thực hiện các quy chế, quy định ở một số đơn vị khác thuộc Trung ƣơng Đoàn ................................................................... 68 2.6.1. Tình hình thực hiện quy chế, quy định tại Trung tâm Giới thiệu việc làm thanh niên .............................................................................................. 68 2.6.2. Tình hình thực hiện quy chế, quy định tại Trung tâm Thanh thiếu nhi Trung ương .................................................................................................... 70 Tiểu kết chương 2 ............................................................................................... 73 CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ ................... 74 3.1. Xác định danh mục các loại quy chế, quy định, nội quy cần ban hành tại Trung tâm ........................................................................................................ 75 3.1.1. Quy chế làm việc ............................................................................... 75 3.1.2. Quy chế chi tiêu nội bộ ...................................................................... 76 3
8. 3.1.3. Quy định về thi đua, khen thưởng ..................................................... 76 3.1.4. Quy định văn hóa công sở và đạo đức công vụ ................................ 76 3.1.5. Quy định công việc và trách nhiệm của nhân viên bảo vệ, lao công .... 76 3.1.6. Quy định chức trách, nhiệm vụ của CBNV Văn phòng hoặc Bảng phân công công việc CBNV Văn phòng ............................................................... 76 3.2. Những quy chế, quy định cần chỉnh sửa, bổ sung ........................................ 77 3.2.1. Quy chế làm việc ............................................................................... 77 3.2.2. Quy chế chi tiêu nội bộ ...................................................................... 78 3.2.3. Quy định bình xét ABC ...................................................................... 81 3.3. Những quy chế, quy định, nội quy mới cần xây dựng và ban hành ............. 82 3.3.1. Quy định văn hóa công sở và đạo đức công vụ ................................ 82 3.3.2. Quy định chức trách, nhiệm vụ của CBNV Văn phòng hoặc Bảng phân công công việc CBNV Văn phòng ...................................................... 84 3.3.3. Quy định công việc và trách nhiệm của nhân viên bảo vệ, lao công hoặc Nội quy làm việc nhân viên bảo vệ, lao công ............................................. 87 3.4. Xây dựng quy trình ban hành/sửa đổi các quy chế, quy định ...................... 88 3.4.1. Chuẩn bị và dự thảo nội dung ........................................................... 88 3.4.2. Tổ chức lấy ý kiến .............................................................................. 89 3.4.3. Thông qua văn bản ............................................................................ 89 3.4.4. Trình ký và ban hành văn bản ........................................................... 89 3.4.5. Quy trình ban hành văn bản .............................................................. 90 3.5. Biện pháp tổ chức thực hiện các quy chế, quy định ..................................... 91 3.5.1. Phổ biến, hướng dẫn ......................................................................... 91 3.5.2. Kiểm tra, đánh giá ............................................................................. 91 3.5.3. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc hiện đại ...... 91 3.5.4. Xây dựng môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp ............... 92 3.5.5. Nâng cao vai trò, trách nhiệm trong tham mưu, tổ chức thực hiện quy chế, quy định của Văn phòng Trung tâm ...................................................... 92 Tiểu kết chương 3 ............................................................................................... 94 KẾT LUẬN .......................................................................................................... 95 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 97 PHỤ LỤC 4
9. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CBNV Cán bộ, nhân viên KHCN Khoa học, công nghệ TNT Tài năng trẻ CNTT Công nghệ thông tin KHKT Khoa học kỹ thuật ĐVTN Đoàn viên, thanh niên TNCS Thanh niên cộng sản 5
10. LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn phòng là bộ máy tham mƣu, tổng hợp, đầu mối điều phối hoạt động của cơ quan, tổ chức; là trung tâm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực quản trị, hậu cần, bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. Xuất phát từ thực tế, sự tồn tại của văn phòng là một yếu tố khách quan, có vai trò và vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp, do đó tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa rất quan trọng, tạo tiền đề và điều kiện cho cơ quan, tổ chức hoàn thành tốt mục tiêu đề ra để tồn tại và phát triển. Trong quá trình hình thành và phát triển cũng nhƣ trong thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đề ra, Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ thuộc Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh (sau đây gọi tắt là Trung tâm) không ngừng hoàn thiện về bộ máy, cơ cấu tổ chức, nhân sự và các nội quy, quy chế, quy định của Trung tâm nói chung và của văn phòng nói riêng. Tuy nhiên trong quá trình làm việc, do các yếu tố chủ quan và khách quan, hoạt động của một số phòng, ban trong Trung tâm đã bộc lộ nhiều mặt hạn chế và bất cập. Đặc biệt là hoạt động ở văn phòng Trung tâm, việc thừa hành công việc của các nhân sự trong văn phòng chƣa đều, dẫn đến xung đột trong công việc, trong quyền lợi; có những lĩnh vực công việc quy định chƣa phù hợp với tình hình thực tế gây khó khăn, bất cập cho ngƣời thực thi nhiệm vụ từ đó tốn kém về nhân lực, vật lực, gây chậm trong xử lý công việc. Nguyên nhân chính do các quy định, quy chế áp dụng trong văn phòng có điểm chƣa cụ thể, chƣa linh hoạt và còn cứng nhắc hoặc chung chung khó áp dụng; thứ hai công tác kiểm tra, giám sát chƣa thƣờng xuyên; việc sửa đổi, bổ sung các quy định, quy chế cho phù hợp hơn với tình hình thực tế và xu thế của xã hội còn chậm và chƣa kịp thời, ... 6