Luận văn Giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Thành phố Hà Nội

Nội dung tài liệu: Luận văn Giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Thành phố Hà Nội

1. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------------------------ Nguyễn Thị Diệu Loan GIẢI PHÁP PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC HÀ NỘI - 2019
2. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------------------------ Nguyễn Thị Diệu Loan GIẢI PHÁP PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Vũ Thị Phụng XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Chủ tịch hội đồng chấm luận văn Giáo viên hướng dẫn thạc sĩ khoa học PGS.TS. Đào Đức Thuận PGS.TS. Vũ Thị Phụng HÀ NỘI - 2019
3. LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn này là công trình nghiên cứu thực tế của cá nhân, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Vũ Thị Phụng. Trong luận văn, những thông tin tham khảo từ những công trình nghiên cứu khác đã được tác giả chú thích rõ nguồn. Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong Luận văn này là trung thực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào. Tôi xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình. Hà Nội, ngày tháng năm 2019 HỌC VIÊN Nguyễn Thị Diệu Loan
4. MỤC LỤC MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 5 1. Lí do chọn đề tài .................................................................................................. 5 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ........................................................................... 7 3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài .......................................................................... 7 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài ...................................................... 8 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề của đề tài .................................................................. 8 6. Nguồn tài liệu tham khảo và phương pháp nghiên cứu .................................... 11 7. Đóng góp của đề tài ........................................................................................... 12 8. Bố cục của đề tài ............................................................................................... 12 Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ............................................................................................. 15 1.1. Cơ sở lý luận về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ............................................ 15 1.1.1. Các khái niệm cơ bản được sử dụng trong Luận văn ............................. 15 1.1.2. Các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ........................................ 17 1.1.3. Ý nghĩa, vai trò của việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ........................ 18 1.1.4. Các điều kiện đảm bảo cho việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ............ 18 1.1.5. Nguyên tắc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ .............................................. 18 1.2. Cơ sở pháp lý về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ........................................... 19 1.2.1. Những quy định của Nhà nước ................................................................ 19 1.2.2. Những quy định của thành phố Hà Nội ................................................... 26 Tiểu kết chương 1 .................................................................................................... 31 Chƣơng 2. KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ VIỆC PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ BẢO QUẢN TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI ........................................................................................... 32 2.1. Khái quát về Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội .................................................................................................. 32 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư - Lưu trữ ........ 32 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn; cơ cấu tổ chức, biên chế của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội ............................................. 34 1
5. 2.2. Khối lượng, thành phần, nội dung và giá trị tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội .................................................. 36 2.2.1. Khối lượng tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội .............................................................................................. 36 2.2.2. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội ..................................................................... 36 2.2.3. Giá trị tài liệu lưu trữ được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội .............................................................................................. 40 2.2.4. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu và bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội ............................................... 47 2.3. Nhận thức, quan điểm định hướng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ .... 52 2.3.1. Nhận thức, quan điểm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội ............................................................................................................... 52 2.3.2. Nhận thức, quan điểm của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội ............................................................................................................... 54 2.4. Các hình thức phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội ....................................................................................... 55 2.4.1. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc ................................................................ 58 2.4.2. Sao tài liệu, chứng thực tài liệu lưu trữ .................................................. 59 2.4.3. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ ....................................................................... 62 2.4.4. Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ....................................................... 62 2.4.5. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử ....................................................................................... 66 2.5. Nhận xét, đánh giá .......................................................................................... 70 2.5.1. Ưu điểm ................................................................................................... 71 2.5.2. Hạn chế .................................................................................................... 72 2.5.3. Nguyên nhân tồn tại................................................................................. 74 Tiểu kết chương 2 .................................................................................................... 74 2
6. Chƣơng 3. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI ........................................................................................... 76 3.1. Một số giải pháp chính trong việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội .................................................. 76 3.1.1. Đổi mới hình thức phục vụ tại phòng đọc ............................................... 76 3.1.2. Tồ chức marketing trong lưu trữ ............................................................. 77 3.1.3. Tăng cường trưng bày, triển lãm giới thiệu tài liệu lưu trữ .................... 78 3.1.4. Giới thiệu tài liệu lưu trữ qua các bài viết .............................................. 82 3.1.5. Xuất bản các ấn phẩm lưu trữ và tổ chức các hội thảo, tọa đàm khoa học ............................................................................................................. 82 3.1.6. Làm phim tư liệu, phóng sự ..................................................................... 83 3.2. Một số giải pháp hỗ trợ trong việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố .............................................................. 84 3.2.1. Công tác tổ chức, nhân sự ....................................................................... 84 3.2.2. Đẩy mạnh công tác thu thập, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội ... 85 3.2.3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin; thực hiện số hóa tài liệu ...... 86 3.2.4. Khảo sát và giải mật tài liệu lưu trữ ....................................................... 87 3.2.5. Hoàn thiện về cơ sở vật chất ................................................................... 88 Tiểu kết chương 3 .................................................................................................... 91 T LUẬN .............................................................................................................. 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 94 PHỤ LỤC ................................................................................................................. 99 3
7. GIẢI THÍCH CÁC TỪ VÀ THUẬT NGỮ SỬ DỤNG TRONG ĐỀ TÀI Chữ viết tắt Cụm từ đầy đủ UBND thành phố Ủy ban nhân dân thành phố UBND tỉnh Hà Sơn Bình Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Sơn Bình UBND tỉnh Hà Tây Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tây TTLTLS thành phố Hà Nội Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội TLLT Tài liệu lưu trữ 4
8. MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh - Chủ tịch Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia". Tài liệu lưu trữ (TLLT) chứa đựng những thông tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánh một cách toàn diện, trung thực mọi mặt của đời sống xã hội. Sử dụng TLLT chính là kế thừa và phát huy kho tàng lý luận, kinh nghiệm thực tiễn của dân tộc Việt Nam đã được tích lũy qua nhiều thế hệ để phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Như chúng ta đều biết, những thông tin chứa đựng trong các tài liệu lưu trữ thường có độ tin cậy, chính xác cao. Bởi vì, thứ nhất, tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc hoặc là bản sao thay thế có giá trị như bản chính, bản gốc. Thứ hai, TLLT phản ánh trực tiếp mọi mặt hoạt động của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân tiêu biểu trong tất cả các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội. Thứ ba, những thông tin có trong TLLT là những thông tin quá khứ liên quan đến các sự kiện, hiện tượng tự nhiên và xã hội, các cá nhân đã diễn ra và tồn tại trong lịch sử, không thể thay đổi, sửa chữa hay xuyên tạc được. Những TLLT này tùy thuộc vào quyền sở hữu được Nhà nước, các tổ chức xã hội hay dòng họ, gia đình, cá nhân bảo quản hết sức cẩn thận, chặt chẽ. Tuy nhiên, TLLT chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội, lợi ích chính đáng của mỗi người một cách triệt để và có hiệu quả. Chính vì vậy, làm tốt việc phát huy giá trị TLLT sẽ là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân dân và tăng cường vai trò của các lưu trữ trong xã 5
9. hội; là động lực mạnh mẽ thúc đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển; mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho các kho lưu trữ tạo nên nguồn động viên cả về vật chất lẫn tinh thần cho công chức, viên chức, người lao động. Ngày nay, cùng với sự phát triển của xã hội, việc phát huy giá trị của TLLT đã được quan tâm, chú trọng và khẳng định trong nhiều văn bản của Đảng và Nhà nước ta. Tại Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI (12/1986) của Đảng Cộng sản Việt Nam - Đại hội mở đầu cho thời kỳ đổi mới, lần đầu tiên Đảng ta chính thức giao nhiệm vụ cho các ngành, các cấp phải: “Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia”. Trong Báo cáo chính trị trình Đại hội Đảng toàn quốc lần thức X (2006), Đảng đã xác định nhiệm vụ của ngành lưu trữ là: “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”. Để thực hiện chủ trương trên, ngày 02/03/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTG về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Đặc biệt, ngày 11/11/2011, Quốc hội thông qua Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, trong đó khẳng định rất rõ, tài liệu lưu trữ là “tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ” và nhiệm vụ của công tác lưu trữ đã được ngành lưu trữ xác định là tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu thuôc phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và khai thác, sử dụng có hiệu quả nguồn thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho các mục đích xây dựng và phát triển đất nước. Vấn đề này, cũng đã được khẳng định tại Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ về việc phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, theo đó, mục tiêu tổng quát của ngành là: “ Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước; bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc”. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay, so với nhu cầu của xã hội thì tiềm năng thông tin chứa đựng trong TLLT thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch 6
10. sử nói chung và Trung tâm Lưu trữ lịch sử (TTLTLS) thành phố Hà Nội nói riêng vẫn chưa được khai thác và sử dụng triệt để; đối tượng khai thác còn hạn hẹp, các hình thức phát huy giá trị tài liệu chưa được đổi mới. Trong những năm qua, TTLTLS thành phố Hà Nội mới chỉ thực hiện được một số hoạt động tổ chức sử dụng mang tính truyền thống có quy mô và phạm vi nhỏ như: Sử dụng tài liệu tại phòng đọc; cấp bản sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ; giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; trưng bày, triển lãm TLLT; Là một chuyên viên đang công tác tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội, tôi nhận thức rằng phát huy giá trị TLLT là một trong những nhiệm vụ trọng tâm, một vấn đề đang được quan tâm tại TTLTLS thành phố Hà Nội. Tôi mong muốn thông qua luận văn của mình, có thể bổ sung thêm kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ đồng thời đóng góp một số ý kiến để góp phần phát huy giá trị TLLT tại TTLTLS thành phố Hà Nội. Chính vì l ý do trên, tôi đã tiến hành khảo sát thực trạng và đánh giá tình hình thực tế việc phát huy giá trị TLLT tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội và chọn đề tài “Giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hà Nội” làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Đề tài hướng tới giải quyết các mục tiêu chính sau: - Khảo sát, đánh giá và chỉ rõ những hạn chế cần khắc phục của TTLTLS thành phố Hà Nội trong việc phát huy giá trị TLLT. - Nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh việc phát huy giá trị TLLT hiện đang được bảo quản tại TTLTLS thành phố Hà Nội. 3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Để thực hiện các mục tiêu nêu trên, Luận văn tập trung đặt ra và giải quyết những nhiệm vụ sau: 7