Luận văn Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường bồi dưỡng cán bộ tài chính

Nội dung tài liệu: Luận văn Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường bồi dưỡng cán bộ tài chính

1. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------ TRƢƠNG QUANG ẢNH CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG Hà Nội - 2019
2. ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------- TRƢƠNG QUANG ẢNH CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH Chuyên ngành: Quản trị văn phịng Mã số: 60.34.04.06 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS ĐÀO XUÂN CHƯC Hà Nội - 2019
3. LỜI CẢM ƠN Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành đến PGS.TS. Đào Xuân Chúc - người thầy đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn tơi trong suốt thời gian nghiên cứu và thực hiện đề tài. Tơi xin được tỏ lịng cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các giảng viên và cán bộ Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phịng, Phịng đào tạo Sau đại học Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đã tận tình giúp đỡ tơi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu tại trường. Tơi xin gửi lời cảm ơn tới tập thể cơng chức viên chức Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính đã tận tình giúp đỡ tơi trong quá trình nghiên cứu. Cuối cùng tơi xin được bày tỏ lịng biết ơn đối với những người thân trong gia đình và bạn bè, đồng nghiệp đã luơn khuyến khích động viên và giúp đỡ tơi trong suốt thời gian qua để tơi hồn thành được luận văn này. Mặc dù đã cĩ nhiều cố gắng, tuy nhiên luận văn khơng tránh khỏi những thiếu sĩt và hạn chế, tác giả rất mong nhận được sự đĩng gĩp chân thành của các thầy giáo, cơ giáo, các bạn đồng nghiệp để luận văn được hồn thiện hơn. Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2019 Tác giả Trƣơng Quang Ảnh
4. LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan luận văn thạc sĩ với đề tài “Chuẩn hĩa hoạt động văn phịng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính” là cơng trình nghiên cứu của tơi. Trong cơng trình nghiên cứu này, tơi cĩ tham khảo và tổng hợp kết quả của nhiều cơng trình nghiên cứu khác và đã cĩ chú thích theo quy định. Cơng trình này chƣa từng đƣợc cơng bố trên bất cứ phƣơng tiện nào. Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này. Hà Nội, ngày . tháng năm 2019 Học viên Trƣơng Quang Ảnh
5. MỤC LỤC MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................... 2 3. Mục đích, mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu ................................................ 5 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .............................................................. 6 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ............................................................................ 6 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ...................................................... 7 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG ............................................................................................................ 8 1.1. Một số khái niệm cơ bản ...................................................................... 8 1.1.1. Khái niệm văn phịng ......................................................................... 8 1.1.2. Khái niệm hoạt động văn phịng ....................................................... 9 1.1.3. Khái niệm về chuẩn hĩa và chuẩn hĩa hoạt động văn phịng ...... 11 1.2. Cơ sở lý thuyết của chuẩn hĩa hoạt động văn phịng ...................... 13 1.3. Nguyên tắc chuẩn hĩa hoạt động văn phịng .................................... 14 1.4. Ý nghĩa của chuẩn hĩa hoạt động văn phịng .................................. 15 1.5. Nội dung của chuẩn hĩa hoạt động văn phịng .................................... 16 1.5.1. Xây dựng quy chế, quy định về hoạt động văn phịng ................... 16 1.5.2. Thực hiện phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định ................. 18 1.5.3. Tổ chức kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm ................................. 19 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH ....................................... 21 2.1. Khái quát về Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ tài chính ........................... 21 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trường ............................ 21 2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý của Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính ... 22 2.1.3. Đặc điểm hoạt động văn phịng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính hiện nay ................................................................................................ 24 2.2. Thực trạng một số hoạt động văn phịng tại Trƣờng Bồi dƣỡng cán
6. bộ tài chính hiện nay ..................................................................................... 27 2.2.1. Cơng tác tham mưu xây dựng kế hoạch cơng tác .......................... 27 2.2.2. Hoạt động xây dựng thể chế, quy chế nội bộ .................................. 28 2.2.3. Hoạt động văn thư............................................................................ 30 2.2. 4. Hoạt động lưu trữ ........................................................................... 35 2.2.5. Hoạt động tổ chức hội nghị, sự kiện ............................................... 36 2.2.6. Mua sắm tài sản, văn phịng phẩm ................................................. 38 2.3. Đánh giá về hoạt động văn phịng tại Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ tài chính ............................................................................................................... 41 2.3.1. Những thành cơng ........................................................................... 41 2.3.2. Một số hạn chế ................................................................................. 42 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế ................................................... 43 2.4. Sự cần thiết phải chuẩn hĩa hoạt động văn phịng tại Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ tài chính ................................................................................. 45 CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP CHUẨN HĨA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH ........................................... 48 3.1. Một số giải pháp chung nhằm chuẩn hĩa hoạt động văn phịng tại Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ tài chính ............................................................ 48 3.1.1. Rà sốt, hồn thiện các quy chế, quy định về hoạt động văn phịng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính ........................................................ 48 3.1.2. Đẩy mạnh cơng tác truyền thơng, phổ biến và giám sát, kiểm tra 51 3.1.3. Hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý .............................................. 53 3.1.4. Tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin ................................... 58 3.2. Giải pháp chuẩn hĩa một số hoạt động văn phịng cụ thể .............. 60 3.2.1. Chuẩn hĩa cơng tác tham mưu ....................................................... 60 3.2.2. Chuẩn hĩa cơng tác xây dựng kế hoạch cơng tác .......................... 61 3.2.3. Chuẩn hĩa cơng tác văn thư ........................................................... 63 3.2.4. Chuẩn hĩa cơng tác lưu trữ ............................................................ 67
7. 3.2.5. Chuẩn hĩa cơng tác tổ chức sự kiện, hội họp ................................ 69 3.2.6. Chuẩn hĩa cơng tác quản lý tài sản, văn phịng phẩm .................. 72 KẾT LUẬN .................................................................................................... 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 76 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 80
8. DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nội dung từ viết tắt 1 BDCB TC Bồi dƣỡng cán bộ tài chính 2 CCVC Cơng chức viên chức 3 ĐTBD Đào tạo bồi dƣỡng 4 EDocTC Chƣơng trình quản lý văn bản và điều hành ngành tài chính International Organization for 5 ISO Standardization Tổ chức tiêu chuẩn hĩa quốc tế 6 KPI Chỉ số đo lƣờng và đánh giá hiệu quả 7 TC-HC Tổ chức – Hành chính 8 TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam
9. DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng 2.1. Quy mơ đào tạo bồi dƣỡng do Trƣờng BDCB tài chính thực hiện....22 Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức Trƣờng BDCB tài chính ......................................23 Sơ đồ 2.2. Mơ hình tập trung theo chức năng.................................................26 Sơ đồ 2.3. Phịng TCHC và Phịng Tổng hợp thuộc Trung tâm.....................27 Biểu đồ 2.1: Cơ cấu, số lƣợng văn bản đến năm 2018...................................32 Bảng 2.2: Chi phí đầu tƣ mua sắm, trang bị cơ sở vật chất, văn phịng phẩm. .........................................................................................................................39 Bảng 2.3. Cơng văn đi, đến giai đoạn 2014-2018...........................................46 Sơ đồ 3.1. Các bƣớc xây dựng quy chế tại Trƣờng........................................49 Bảng 3.1: Xây dựng kế hoạch kiểm tra hoạt động chuẩn hĩa.......................53 Sơ đồ 3.2: Mơ hình tổ chức hoạt động văn phịng theo mơ hình quản lý phân tán của Trƣờng BDCB tài chính.....................................................................54 Sơ đồ 3.3: Quy trình xử lý thƣ điện tử, văn bản điện tử.................................65 Sơ đồ 3.4: Thứ tự sắp xếp hồ sơ lƣu trữ tại phịng lƣu trữ ............................69
10. MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Chủ tịch Hồ Chí Minh lúc sinh thời khi đến thăm Văn phịng Trung ƣơng Đảng tại chiến khu Việt Bắc đã từng dạy: “Cơng tác Văn phịng cĩ tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm đƣợc tình hình. Cán bộ Văn phịng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết cơng việc khơng đúng....”[1, tr 1]. Nhƣ vậy, văn phịng cĩ vai trị tƣơng đối quan trọng trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Văn phịng dù đƣợc hiểu theo nghĩa rộng hoặc nghĩa hẹp cũng cĩ vai trị đặc biệt quan trọng trong quá trình quản lý, phục vụ hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp. Dù ở thời kỳ nào hay với quy mơ lớn, nhỏ khác nhau, hoạt động văn phịng cũng đĩng vai trị quan trọng hàng đầu bên cạnh hoạt động sản xuất, kinh doanh của cơ quan; đảm bảo hoạt động thơng suốt, bình thƣờng và gĩp phần định hƣớng xây dựng, phát triển của cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên ngay tại từng cơ quan, doanh nghiệp thì hoạt động văn phịng đang bị chính những ngƣời làm văn phịng và các bộ phận khác cĩ nhận thức chƣa đầy đủ. Ngƣời ta vẫn thƣờng coi hoạt động văn phịng nĩi chung, bộ phận văn phịng nĩi riêng chẳng qua là hoạt động “bƣng, bê, kê, đặt”, những ngƣời làm văn phịng thì tự coi mình là kẻ “làm dâu trăm họ”. Chính vì quan niệm đĩ khiến cho hoạt động văn phịng thiếu đƣợc sự quan tâm. Một hệ lụy khác là nhiều hoạt động hành chính văn phịng đã khơng đƣợc đầu tƣ nguồn lực về con ngƣời, vật chất, tài chính và quan trọng hơn là đã hầu nhƣ khơng đƣợc quan tâm về quy trình thực hiện, chuẩn hĩa; thơng qua đĩ giảm nhẹ áp lực cho cán bộ văn phịng trực tiếp thực hiện, đơn giản hĩa thủ tục hành chính đối với các đối tƣợng cần tiếp cận hoạt động đĩ và tạo nên một mơi trƣờng làm việc chuyên nghiệp, phân cơng, phân nhiệm rõ ràng, hiệu quả. Tại Hội nghị lần thứ 6 Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng khĩa XII đã ban hành Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày ngày 25 tháng 10 năm 2017 về tiếp tục 1